Політика управління запасами (inventory management policy) - складова частина загальної політики управління оборотними активами підприємства, яка полягає в оптимізації загального розміру і структури запасів товарно-матеріальних цінностей з позицій найбільш ефективного здійснення операційного (виробничо-комерційного) циклу.
Розробка політики управління запасами здійснюється на підприємстві за такими основними етапами:
1. Аналіз динаміки розміру, складу і оборотності запасів в передплановому періоді. Основним завданням цього аналізу є виявлення рівня забезпеченості обсягу виробничо-комерційної діяльності підприємства відповідними запасами сировини, матеріалів і готової продукції, а також оцінка ефективності їх використання. В процесі цього аналізу визначаються середній розмір фінансових коштів, авансованих у формування запасів в цілому і окремих їх видів; виявляються сезонні коливання розміру запасів сировини, матеріалів і готової продукції; розраховуються показники оборотності окремих видів запасів. Результати аналізу використовуються в процесі оптимізації запасів в майбутньому періоді.
2. Визначення цілей формування запасів. Запаси товарно-матеріальних цінностей, що включаються до складу оборотних активів, можуть створюватися на підприємстві з різними цілями:
- забезпечення поточної виробничої діяльності (поточні запаси сировини і матеріалів);
- забезпечення поточної збутової діяльності (поточні запаси готової продукції);
- накопичення сезонних запасів, що забезпечують господарський процес у майбутньому періоді (сезонні запаси сировини, матеріалів і готової продукції) і т.п.
3. Визначення необхідної потреби в запасах товарно-матеріальних цінностей, що включаються до складу оборотних активів. Потреба в цих запасах визначається на основі їх нормування, яке є основною формою їх оптимізації на підприємстві. Нормативи запасів розробляються в днях обороту лише за запасами поточного зберігання (сезонні та інші види запасів не нормуються).
У процесі визначення потреби запаси товарно-матеріальних цінностей попередньо групуються в розрізі наступних їх видів:
- виробничі запаси (запаси сировини і матеріалів, необхідних для виробництва продукції);
- запаси готової продукції, призначені для забезпечення безперебійної її реалізації споживачам.
У розрізі кожного з видів запасів виділяють поточні запаси і запаси сезонні (і інших видів).
Розрахунок планової суми запасів кожного виду (в цілому і по основних групах обліковується їх номенклатури) здійснюється за формулою:
Зп - (Нтх * Оо) + Зсх + Зцн де Зп - планова сума запасів на кінець розглянутого періоду;
Нтх - норматив запасів поточного зберігання в днях обороту;
Оо - одноденний обсяг виробництва (для запасів сировини і матеріалів) або реалізації (для запасів готової продукції) в плановому періоді;
Зсх - планована сума запасів сезонного зберігання;
Зцн - планована сума запасів цільового призначення інших видів.
4. Визначення необхідного обсягу фінансових коштів, авансованих у формування товарно-матеріальних цінностей. Принципова формула, по якій визначається необхідний обсяг фінансових коштів, авансованих у формування запасів товарно-матеріальних цінностей, має вигляд:
ФСЗ = Зп - Кзт де ФСЗ - плановий обсяг фінансових коштів, авансованих в запаси;
Зп - планова сума запасів на кінець розглянутого періоду;
Кзт - середня сума кредиторської заборгованості підприємства за товарними операціями (її основу складає наданий підприємству товарний кредит при закупівлі сировини і матеріалів).
5. Мінімізація поточних витрат з обслуговування запасів. Процес руху запасів товарно-матеріальних цінностей на підприємстві складається з операцій по їх доставці, прийманню, зберіганню, підготовки до використання, підсортування і інших.
Витрати з обслуговування цього процесу являють собою певну частину цих витрат (витрат) підприємства. Мінімізація цієї частини витрат є важливою умовою підвищення ефективності господарської діяльності підприємства, так як сприяє збільшенню його прибутку.
Мінімізація поточних витрат з обслуговування запасів являє собою оптимізаційну задачу, що складається у визначенні оптимального розміру партії їх надходження (поставки). Чим вище розмір партії надходження (поставки), тим нижче відносний розмір поточних витрат з розміщення замовлення, доставки продукції і її приймання. Однак високий розмір партії надходження (поставки) визначає високий середній розмір запасу - якщо закуповувати сировину один раз в два місяці, то середній розмір його запасу складе 30 днів, а якщо розмір партії поставки скоротити вдвічі, тобто закуповувати сировину один раз в місяць, то середній розмір його запасу складе 15 днів (див. малюнок). У цих умовах знизиться розмір поточних витрат на зберігання запасів. Розрахунок оптимального розміру партії надходження (поставки), при якому мінімізуються сукупні поточні витрати по обслуговуванню запасів, здійснюється з використанням «Моделі економічно обґрунтованого розміру замовлення».
6. Забезпечення своєчасного залучення в господарський оборот зайвих запасів товарно-матеріальних цінностей. У процесі розробки політики управління запасами повинні бути заздалегідь передбачені заходи щодо прискорення залучення в обіг наднормативних запасів. Це забезпечує вивільнення частини фінансових ресурсів , А також зниження розміру втрат товарно-матеріальних цінностей в процесі їх зберігання. Контроль за станом запасів здійснюється в процесі моніторингу поточної господарської діяльності підприємства.
7. Реальне відображення у фінансовому обліку вартості запасів товарно-матеріальних цінностей в умовах інфляції . У зв'язку зі зміною номінального рівня цін на товарно-матеріальні цінності в умовах інфляційної економіки, ціни, за якими сформовані їх запаси, вимагають відповідного коректування до моменту виробничого споживання або реалізації цих активів. Якщо таке коригування цін не буде проведена, реальна вартість запасів цих активів занижуватиметься, а відповідно занижуватиметься і реальний розмір інвестованого в них капіталу. Це порушить об'єктивність оцінки стану і руху цього виду активів в процесі фінансового менеджменту .
У практиці фінансового менеджменту для відображення реальної вартості запасів може бути використаний метод ЛІФО (LIFO) , Який на відміну від методу ФІФО (FIFO) дозволяє отримати реальну оцінку цих активів в умовах інфляції і ефективніше управляти вартісною формою руху запасів.