- Чи потрібна оптимізація бізнес-процесів в принципі
- Робота компанії без оптимізації - наслідки
- Які цілі ставить перед собою оптимізація бізнес-процесів
- Особливості моделювання та оптимізації бізнес-процесів
Робота будь-якої компанії будується на певному наборі бізнес-процесів, які виконують її співробітники. Це управління витратами і кадрами, діловодство, навіть стандартні закупівлі і продажу товарів і послуг. Незалежно від кількості співробітників зробити взаємодію між ними більш простим і ефективним для бізнесу більш ніж реально. Для цього існують аналіз і оптимізація бізнес-процесів - система інструментів, яка допомагає розподілити навантаження, зібрати воєдино всю інформацію, автоматизувати звітність і певні завдання. Причому обслуговування її не вимагає змісту в штаті окремих одиниць співробітників. ДОДАТКИ ДЛЯ ОПТИМІЗАЦІЇ БІЗНЕС-ПРОЦЕСІВ
Чи потрібна оптимізація бізнес-процесів в принципі
Навіть ідеально вибудувані схеми роботи підприємства рано чи пізно мають потребу в удосконаленні та переорганізації. Змінюються умови праці, кількість співробітників, виникають нові посади і обов'язки, відповідно, вже існуючі умови необхідно переглянути для того, щоб зробити спільну роботу більш ефективною і продуктивною.
Компанія точно потребує оптимізації управління бізнес-процесами, якщо її співробітники стикаються з наступними проблемами:
- Дублювання службових обов'язків. Робота не тільки співробітників підприємства, але і його підрозділів нерідко перетинається і навіть повторюється, через що виникає нестабільність якості, складно визначити відповідальність. Необгрунтована конкуренція і зайві витрати тільки погіршують ситуацію, доводячи її до повного хаосу.
- Несфокусованого досвід керівника. Директор підприємства може мати значний досвід в сфері управління, проте базові економічні знання, навички в сфері маркетингу і менеджменту не дозволяють йому досконально розбиратися в процесах, що відбуваються і що виникають в організації проблеми.
- Низька ефективність роботи.
В цьому випадку необхідно впровадження цілої системи оптимізації бізнес-процесів. Важливо відзначити, що діяти за образом і подобою інших підприємств з іншої специфікою роботи та іншими індивідуальними особливостями нерозумно, тут потрібна повна адаптація системи.
Робота компанії без оптимізації - наслідки
Якщо компанія має потребу в удосконаленні та автоматизації відбуваються виробничих процесів, але їх впровадження затягується з певних причин, це призводить до:
- затягнутому виконання поставлених завдань і прийняття рішень;
- низької якості роботи і втрати клієнтів;
- слабкого контролю керівництва за що відбуваються бізнес-процесами;
- зниження загальної ефективності і, як наслідок, зростання зайвих витрат компанії.
Будь-які поставлені завдання будуть вимагати від співробітників великих тимчасових витрат і концентрації, багато нюансів можуть бути втрачені, через що постраждає підсумкове якість роботи. Керівник не зможе ефективно контролювати і планувати виробничий процес і витрати, що негативно позначиться на доходах підприємства.
Які цілі ставить перед собою оптимізація бізнес-процесів
- Скорочення операційних і часових витрат.
- Підвищення якості обслуговування клієнтів.
- Поліпшення фінансових показників компанії.
- Поява прозорості роботи компанії.
Впровадження спеціальних інструментів виявляється зручним як керівникам компанії, так і її співробітникам. Перші отримують можливість ефективно контролювати всі процеси, що відбуваються, приймати рішення на основі аналітичних даних і зібраних показників, а також прогностичної інформації. Зростає керованість бізнесом, розширюються можливості для зростання і розвитку. Для співробітників цінних виявляється спрощення багатьох завдань, збільшення швидкості прийняття рішень і візування документів, подання звітності. Крім того, впроваджена система усуває дублюючі функції між співробітниками і підрозділами, розподіляє повноваження і відповідальність.
Для кращого розуміння візьмемо за приклад один з периферійних бізнес-процесів в компанії - оптимізацію відряджень та авансових звітів.
Часом керівники навіть уявити собі не можуть, що оптимізація цих процесів дозволяє економити компанії до 50% часу і до 40% витрат. Варто відзначити, що при цьому ще й підвищується ефективність роботи співробітників. І чим більше розмір бізнесу, ніж відчутніше цей результат.
ДІЗНАТИСЯ БІЛЬШЕ ПРО ДОДАТКУ >>
Важливий критерій вибору інструменту - його відповідність міжнародним стандартам, а також вимогам держави.
Особливості моделювання та оптимізації бізнес-процесів
Існує спеціальний інструмент для опису алгоритмів виробничих процесів. Однак сучасні інформаційні системи легко інтегруються зі сторонніми продуктами, завдяки чому при використанні ERP-систем можна доповнити їх програмними інструментами сторонніх розробників, створивши максимально ефективну і відповідальну завданням конкретного бізнесу зв'язку.
Інструменти оптимізації в першу чергу необхідні учасникам, а не розробникам, тому ключове значення при їх виборі грає його доступність і зручність на будь етапі від впровадження до реорганізації.
У типових схемах моделювання оптимізації бізнес-процесів малого і середнього бізнесу описуються етапи від існуючих до оновлених - це дозволяє точніше зрозуміти поставлені завдання і реалізувати інструмент для вирішення всіх проблем.
Сьогодні власникам і керуючим підприємствам доступні найрізноманітніші інструменти для вдосконалення і автоматизації діючих алгоритмів роботи. Це інтуїтивно зрозумілі системи, які можуть впроваджуватися в працюючу ERP і створювати гнучкий і зручний алгоритм для збору інформації, її аналізу, створення статистики та прийняття рішень. Додатковою перевагою є також виключення людського фактора з багатьох складних процесів - це скорочує ймовірність виникнення помилок і підвищує швидкість обробки і видачі даних.
Поступова оптимізація діючих алгоритмів роботи і правильно вибрані для цього інструменти - запорука розвитку і процвітання як невеликій приватній компанії, так і великого многофилиального підприємства.
Дивіться також: