School of Business | Synergia uniwersytecka

1. Jak uniknąć?

Zadanie optymalizacji procesów biznesowych jest istotne dla dużych rosyjskich firm. Zwykle, aby go rozwiązać, wewnętrzne podziały tworzą modele graficzne, które odzwierciedlają cechy organizacji wewnętrznych procesów biznesowych.

Takie działy są w przemyśle naftowym i gazowym oraz energetyce, bankach i firmach ubezpieczeniowych, handlu detalicznym i sektorze telekomunikacyjnym. Jeśli jednak niektóre kluczowe kwestie nie zostaną rozwiązane podczas rozpoczynania prac nad opisem procesów biznesowych, ich modele mogą nie przynieść żadnych korzyści.

Opisy procesów, raportowania i regulacji, głębia i metodologia opisu - wszystkie te kwestie muszą zostać rozwiązane przed rozpoczęciem, w przeciwnym razie wynik może nie spełniać oczekiwań.

Błąd numer 1: opis procesów biznesowych ze względu na opis

Prowadzi to do negatywnej reakcji firmy, która nie osiąga znaczących wyników po miesiącach pracy wewnętrznych analityków biznesowych. Jednocześnie sam model procesów biznesowych nie jest znaczącym wynikiem. Podważa to wiarę menedżerów najwyższego szczebla w ogólne podejście procesowe, aw szczególności w opis procesów biznesowych.

Jak uniknąć?

Na etapie organizowania pracy jasno zdefiniuj, kto jest konsumentem tworzonego opisu i jakich wyników oczekuje. I jest lepiej, jeśli jest kilku takich użytkowników:

1. Same jednostki biznesowe są zainteresowane regulacją i optymalizacją procesów.
2. Działy odpowiedzialne za wdrożenie systemu zarządzania jakością, ponieważ bez zarządzania procesem tej jakości nie można osiągnąć.
3. Podział zarządzania technologiami informatycznymi, ponieważ model procesu ułatwia formalizację wymagań dla wprowadzanych systemów informatycznych.

Mając zdefiniowane potrzeby, pozbędziesz się zbędnej pracy i uzyskasz wynik, który jest znaczący dla firmy znacznie szybciej.

Błąd 2: Metodologia opisu procesu nie jest zdefiniowana.

Przeciętny projekt opisujący procesy biznesowe w dużej firmie może skutkować ponad tysiącem modeli. Jeśli wyobrażamy sobie, że wszystkie są narysowane inaczej - ponieważ są malowane przez różnych pracowników - wynik można najprawdopodobniej wrzucić do koszyka.

Jak uniknąć?

Ważne jest, aby określić jasne zasady rysowania procesów biznesowych. W wielu firmach dokumenty wzmacniające metodologię opisywania procesów biznesowych nazywane są „umowami modelującymi”. Bez tego dokumentu opis procesów nie doprowadzi do pozytywnego wyniku.

Bezpieczna zgoda:

1. używane do symulacji notacji,
2. głębokość opisu procesów
3. połączenie między modelami,
4. listy atrybutów do wypełnienia,
5. lista dokumentów otrzymanych na podstawie modeli
6. zasady nazewnictwa obiektów itp.
7. A po pojawieniu się takiego dokumentu konieczne jest kontrolowanie jego wykonania w projekcie, co zapewni unifikację stworzonych modeli i możliwość ich wykorzystania.

Błąd numer 3: niepotrzebnie szczegółowe opisy procesów

Wielu analityków biznesowych jest „zakopanych” w specyfikacji procesów biznesowych, opisujących indywidualne działania pracowników. Prowadzi to do wzrostu liczby modeli, a tym samym do zwiększenia intensywności pracy bez większych korzyści, ponieważ nadmierna szczegółowość nie dostarcza informacji do dalszej optymalizacji procesu i zużywa znaczne zasoby.

Jak uniknąć?

W praktyce udowodniono, że każdy nowy poziom szczegółowości procesów zwiększa objętość modeli o rząd wielkości, a zatem konieczne jest, aby bardzo ostrożnie podchodzić do potrzeby i wystarczalności szczegółów podczas ich opisywania. Jeśli konieczne jest jedynie zoptymalizowanie i skonsolidowanie odpowiedzialności między działami, procesy powinny być opisane tylko na poziomie działów.

Jeśli ich opis został stworzony w celu automatyzacji lub regulacji na poziomie poszczególnych wykonawców, konieczne jest opisanie tego poziomu. Bardziej szczegółowy opis musi być koniecznie uzasadniony przez klientów.

Numer błędu 4: procesy biznesowe są rysowane bez zrozumienia stosowanych systemów informacyjnych i dokumentów

Tak opracowanych tras roboczych nie można analizować, co sprawia, że ​​stworzone modele stają się bezużyteczne.

Jak uniknąć?

Rozpoczynając opis procesów, należy zidentyfikować i naprawić elementy ze swojego środowiska, które należy opisać. Przede wszystkim jest to:

1. rola i struktura organizacyjna
2. systemy informacji o procesach biznesowych,
3. użyte w nim media.
4. W niektórych przypadkach opis procesów może zostać rozszerzony pod względem ryzyka operacyjnego, kluczowych wskaźników, wymagań dla systemów informatycznych itp. itd. W rzeczywistości model procesu staje się „pakietem” między różnymi obszarami tematycznymi, co zwiększa jego wartość o kilka razy.

Błąd nr 5: opis procesów na dużą skalę bez automatyzacji, analizy i optymalizacji

Bardzo ważne jest, aby biznes uzyskał szybki wynik z inwestycji dokonanych w ramach projektu. Jest całkiem logiczne, że wielu czołowych menedżerów rozważa również projekty dotyczące opisu procesów biznesowych. A jeśli najpierw zaplanujesz opis wszystkich procesów biznesowych na dużą skalę, który w dużej firmie może trwać dłużej niż rok, a następnie rozpoczniesz automatyzację, a dopiero kilka lat później przeprowadzisz analizę i optymalizację procesu, istnieje duże prawdopodobieństwo, że jednostka odpowiedzialna za to zadanie może przestać jego istnienie, zanim może pokazać znaczący wynik biznesowy.

Jak uniknąć?

Aby jak najszybciej pokazać wynik, konieczne jest konsekwentne rozważenie procesów biznesowych, w każdym z nich poprzez pełny cykl zarządzania procesem od opisu do automatyzacji, analizy i optymalizacji. W tym przypadku po krótkim czasie będzie można zobaczyć efekt udoskonalenia procesów biznesowych, co udowodni najwyższemu kierownictwu poprawność wybranej ścieżki.

Błąd numer 6: lista dokumentów końcowych nie jest zdefiniowana

Rozpoczynając tworzenie modeli procesów, musisz zrozumieć, jakie dokumenty zostaną utworzone na ich podstawie. Na przykład, jeśli w przyszłości wymagane jest tworzenie opisów zadań z racjonowaniem operacji według czasu, konieczne jest jednoczesne wypełnianie atrybutów wykonywania procesu podczas opisywania procesów, w przeciwnym razie będą musiały zostać dopracowane później.

Jak uniknąć?

Gdy otrzymasz zadanie techniczne do wdrożenia systemu informacyjnego, poważnie ogranicz opcje dla przejść warunkowych i wyszczególnij opis dokumentów na poziomie pola, aby podczas tworzenia dokumentów nie trzeba było dodatkowych wyjaśnień.

Biorąc pod uwagę te informacje, konieczne jest stworzenie metodologii opisywania procesów biznesowych, po której możliwe będzie uzyskanie w projekcie niezbędnych materiałów.

Błąd numer 7: próby opisania procesów biznesowych tam, gdzie one nie istnieją

Wiele rosyjskich firm jest nadal zarządzanych w stary sposób, poprzez mianowanie i kontrolę zamówień. A jeśli zaczniesz opisywać procesy w takiej organizacji, to z dużym prawdopodobieństwem nie uda się jej pomyślnie ukończyć, ponieważ zmienność istniejących tras do przekazywania zadań dla firmy nie będzie pasować do formatu modeli procesów. Szczególnie często przejawia się na najwyższych szczeblach administracji i sektora komercyjnego.

Jak uniknąć?

Podejście procesowe jest skuteczne w operacyjnym jądrze organizacji, ponieważ zlokalizowane są tam masowe procesy biznesowe wytwarzania towarów lub świadczenia usług. W rdzeniu operacyjnym opis procesów biznesowych jest znacznie łatwiejszy do wykonania, ponieważ czynności w nim wykonywane są regularne, co umożliwia dalszą automatyzację, analizę i optymalizację.

Błąd numer 8: niezdefiniowana metoda implementacji ulepszonych procesów

Utworzony opis procesów służy za podstawę ich dalszej optymalizacji. Jeśli narysujesz proces „tak, jak powinien” i nie skonsolidujesz go w organizacji, pozostanie on „na papierze”.

Jak uniknąć?

Określ metodę wprowadzania ulepszonych procesów z wyprzedzeniem - najlepiej jeszcze przed rozpoczęciem pracy nad opisem procesów. Najłatwiejszym i najbardziej zrozumiałym sposobem wdrożenia procesów „jak powinno być” jest regulacja. Sformatuj opis w formie regulaminu, który jest ustalany według kolejności głowy.

Pomimo prostoty tworzenia przepisów kontrola nad ich wdrażaniem może być trudna lub ekonomicznie nieefektywna. Najbardziej skuteczną metodą konsolidacji jest wprowadzenie systemu informatycznego, w szczególności systemu klasy Business Process Management System (BPM). Umożliwia konsolidację tras i reguł w ramach procesu biznesowego, obsługę i strukturę głównych przepływów informacji w ramach procesu.

Po przemyśleniu wszystkich kwestii związanych z opisem procesów biznesowych, jeszcze przed rozpoczęciem pracy, stworzysz dobrą podstawę do wdrożenia zarządzania procesami na poziomie firmy.

Autor - Andrey Koptelov