Школа Бізнесу | універсітэт сінэргіі

1. Як пазбегнуць?

Задача аптымізацыі бізнес-працэсаў актуальная для буйных расійскіх кампаній. Звычайна для яе вырашэння ўнутраныя падраздзялення ствараюць графічныя мадэлі, якія адлюстроўваюць асаблівасці арганізацыі ўнутраных бізнес-працэсаў.

Такія дэпартаменты ёсць у нафтагазавай галіны і энергетыцы, банках і страхавых кампаніях, рознічнага гандлю і тэлекамунікацыйным сектары. Аднак калі не вырашыць некаторыя ключавыя пытанні пры пачатку работ па апісанні бізнес-працэсаў, іх мадэлі могуць не прынесці ніякай карысці.

Апісання працэсаў, справаздача і рэгламентацыя, глыбіня і метадалогія апісання - усе гэтыя пытанні неабходна вырашыць перад стартам, інакш атрыманы вынік можа не адпавядаць чаканням.

Памылка №1: апісанне бізнес-працэсаў дзеля самога апісання

Прыводзіць да негатыўнай рэакцыі бізнесу, які не атрымлівае значных вынікаў пасля месяцаў працы ўнутраных бізнес-аналітыкаў. Пры гэтым, сама мадэль працэсу для бізнесу значным вынікам не з'яўляецца. Гэта падрывае веру топ-мэнэджэраў у працэсныя падыход наогул і ў апісанне бізнес-працэсаў у прыватнасці.

Як пазбегнуць?

На этапе арганізацыі работ дакладна вызначыць, хто з'яўляецца спажыўцом стваранага апісанні і які вынік ён чакае. І лепш, калі такіх карыстальнікаў будзе некалькі:

1. Самі бізнес-падраздзялення, зацікаўленыя ў рэгламентацыі і аптымізацыі працэсаў.
2. Дэпартаменты, якія адказваюць за ўкараненне сістэмы менеджменту якасці, паколькі без працэснага кіравання сапраўднай якасці не дамагчыся.
3. Падраздзяленне кіравання інфармацыйнымі тэхналогіямі, бо мадэль працэсаў палягчае фармалізацыі патрабаванняў да укараняемым інфармацыйных сістэмах.

Вызначыўшы патрэбы, вы пазбавіцеся ад лішняй працы і нашмат хутчэй атрымаеце значны для бізнесу вынік.

Памылка №2: не вызначаны метадалогія апісання працэсаў

Сярэдні праект па апісанні бізнес-працэсаў у буйной кампаніі можа прывесці да з'яўлення не адной тысячы мадэляў. Калі ўявіць, што ўсе яны намаляваны па-рознаму - бо іх малююць розныя супрацоўнікі - атрыманы вынік хутчэй за ўсё можна будзе выкінуць у кошык.

Як пазбегнуць?

Важна вызначыць дакладныя правілы для прамалёўкі бізнес-працэсаў. У многіх кампаніях дакументы, якія замацоўваюць метадалогію апісання бізнес-працэсаў, называюцца «Пагадненне па мадэляванні». Без гэтага дакумента апісанне працэсаў не прывядзе да станоўчага выніку.

Замацуеце ў пагадненні:

1. выкарыстоўваюцца для мадэлявання натацыі,
2. глыбіню апісання працэсаў,
3. ўзаемасувязь мадэляў паміж сабой,
4. пералікі запаўняюцца атрыбутаў,
5. пералік атрымлiваюцца на падставе мадэляў дакументаў,
6. правілы наймення аб'ектаў і г.д.
7. І пасля таго як такі дакумент з'явіўся, неабходна кантраляваць яго выкананне ў праекце, што забяспечыць уніфікацыю ствараюцца мадэляў і магчымасць іх выкарыстання.

Памылка №3: залішне падрабязныя апісанні працэсаў

Многія бізнес-аналітыкі "закопваюцца" ў дэталізацыю бізнес-працэсаў, апісваючы асобныя дзеянні супрацоўнікаў. Гэта прыводзіць да росту колькасці мадэляў, а значыць і росту працаёмкасці без асаблівай карысці, паколькі залішняя дэталізацыя не дае інфармацыі для далейшай аптымізацыі працэсаў, а рэсурсы спажывае значныя.

Як пазбегнуць?

На практыцы даказана, што кожны новы ўзровень дэталізацыі працэсаў павялічвае аб'ём мадэляў на парадак, і таму неабходна вельмі ўважліва ставіцца да неабходнасці і дастатковасці дэталізацыі пры іх апісанні. Калі неабходна толькі аптымізаваць і замацаваць адказнасць паміж падраздзяленнямі, то варта апісваць працэсы толькі да ўзроўню дэпартаментаў.

Калі іх апісанне ствараецца для мэт аўтаматызацыі або рэгламентацыі на ўзроўні асобных выканаўцаў, то неабходна апісваць да гэтага ўзроўню. Больш падрабязнае апісанне павінна быць у абавязковым парадку абгрунтавана з боку заказчыкаў.

Памылка №4: бізнес-працэсы малююцца без разумення выкарыстоўваюцца інфармацыйных сістэм і дакументаў

Намаляваныя такім чынам маршруты работ немагчыма aнализировать, што робіць створаныя мадэлі бескарыснымі.

Як пазбегнуць?

Пачынаючы апісанне працэсаў, неабходна вызначыць і замацаваць элементы з іх асяроддзя, якія неабходна апісаць. У першую чаргу, гэта:

1. ролевая і арганізацыйная структура,
2. якія падтрымліваюць бізнес-працэс інфармацыйныя сістэмы,
3. носьбіты інфармацыі, якія выкарыстоўваюцца ў ім.
4. Для некаторых выпадкаў апісанне працэсаў можа быць пашырана ў частцы аперацыйных рызык, ключавых паказчыкаў, патрабаванняў да інфармацыйных сістэм і г.д. і да т.п. Фактычна мадэль працэсаў становіцца «звязкам» паміж рознымі прадметнымі абласцямі, што павышае яе каштоўнасць у разы.

Памылка №5: маштабнае апісанне працэсаў без аўтаматызацыі, аналізу і аптымізацыі

Для бізнесу вельмі важна атрымаць хуткі вынік ад зробленых у праект інвестыцый. Цалкам лагічна, што многія топ-менеджэры разглядаюць так і праекты па апісанні бізнес-працэсаў. І калі запланаваць спачатку маштабнае апісанне ўсіх бізнес-працэсаў, што ў буйной кампаніі можа заняць не адзін год, пасля гэтага пачаць аўтаматызацыю і толькі праз некалькі гадоў заняцца аналізам і аптымізацыяй працэсу, ёсць вялікая верагоднасць, што падраздзяленне, якое адказвае за гэтую задачу, можа спыніць сваё існаванне раней, чым зможа паказаць значны для бізнесу вынік.

Як пазбегнуць?

Для таго каб паказаць вынік як мага хутчэй, неабходна разглядаць бізнес-працэсы паслядоўна, на кожным з іх адпрацоўваючы поўны цыкл кіравання працэсам ад апісання да аўтаматызацыі, аналізу і аптымізацыі. У такім выпадку ўжо праз кароткі час можна будзе ўбачыць эфект ад ўдасканалення бізнес-працэсаў, што дакажа топ-менеджменце правільнасць абранага шляху.

Памылка №6: не вызначаны пералік выніковых дакументаў

Пачынаючы ствараць мадэлі працэсаў, трэба разумець, якія дакументы будуць фармавацца на іх аснове. Напрыклад, калі ў далейшым патрабуецца ствараць службовыя інструкцыі з нармаваннем аперацый па часе, то неабходна пры апісанні працэсаў адразу запаўняць атрыбуты часу выканання аперацый, інакш іх прыйдзецца ўдакладняць пасля.

Як пазбегнуць?

Пры атрыманні тэхнічнага задання на ўкараненне інфармацыйнай сістэмы, жорстка абмяжуйце варыянты умоўных пераходаў і дэталізуюць апісанне дакументаў да ўзроўню палёў, каб пры фарміраванні дакументаў не патрабавалася дадатковых ўдакладненняў.

З улікам гэтай інфармацыі патрабуецца стварыць метадалогію апісання бізнес-працэсаў, вынікаючы якой можна будзе ў праекце атрымаць тыя матэрыялы, якія неабходныя.

Памылка №7: спробы апісаць бізнэс-працэсы там, дзе іх не існуе

Многія расійскія кампаніі ўсё яшчэ кіруюцца па даўніне, праз прызначэнне і кантроль даручэнняў. І калі пачаць апісанне працэсаў у такой арганізацыі, то з вялікай верагоднасцю паспяхова скончыць яго не атрымаецца, паколькі варыятыўнасць існуючых маршрутаў праходжання задач па кампаніі не будзе ўкладвацца ў фармат працэсныя мадэляў. Асабліва часта гэта выяўляецца на вышэйшых узроўнях кіравання камерцыйным і дзяржсектары.

Як пазбегнуць?

Працэсныя падыход эфектыўны ў аперацыйным ядры арганізацыі, паколькі менавіта там знаходзяцца масавыя бізнес-працэсы вытворчасці тавараў або аказання паслуг. Менавіта ў аперацыйным ядры апісанне бізнес-працэсаў выканаць нашмат прасцей, бо дзейнасць у ім носіць рэгулярны характар, што дае магчымасць яе далейшай аўтаматызацыі, аналізу і аптымізацыі.

Памылка №8: не вызначаны спосаб ўкаранення ўдасканаленых працэсаў

Створанае апісанне працэсаў служыць асновай для іх далейшай аптымізацыі. Калі намаляваць працэс «як павінна быць» і не замацаваць яго ў арганізацыі, то ён так і застанецца «на паперы».

Як пазбегнуць?

Вызначце спосаб ўкаранення ўдасканаленых працэсаў загадзя - пажадана, яшчэ да старту работ па апісанні працэсаў. Найбольш просты і зразумелы спосаб ўкаранення працэсаў «як павінна быць» - рэгламентацыя. Фарматуйце апісанне ў выглядзе рэгламенту, які замацоўваецца загадам кіраўніка.

Нягледзячы на ​​ўсю прастату стварэння рэгламенту, кантроль яго выканання можа быць абцяжараны або эканамічна неэфектыўны. Найбольш дзейсны спосаб замацавання - ўкараненне інфармацыйнай сістэмы, у прыватнасці, сістэмы класа Business Process Management System (BPMs). Яна дазваляе замацаваць маршруты і правілы ў рамках бізнес-працэсу, падтрымаць і структураваць асноўныя інфармацыйныя патокі ў рамках працэсу.

Прадумаўшы ўсе пытанні, звязаныя з апісаннем бізнес-працэсаў, яшчэ да старту работ, вы створыце добрую аснову для ўкаранення працэснага кіравання на ўзроўні кампаніі.

Аўтар - Андрэй Коптелов